Gör vi rätt saker?

Innan jag går på semester skall en frånvaroanteckning och en anteckning om vikare göras i e-posten, skilt för interna och externa mottagare. Alla semestervikarier, deras namn, e-post och telefonnummer ska räknas upp i detta frånvaromeddelande.

Vidare ska jag omstyra mina telefonsamtal till min vikarie i ett annat program, såväl som göra en anteckning om vikarie. Som förman ska jag också centraliserat meddela behoven av vidarekopplingar då någon anställd har fler vikarier än en under sin semester.

Utöver det ovan nämnda ska jag meddela mina anställdas semestrar och semestervikariat till förvaltningen så de ges rätt att utföra åtgärder i vårt ärendehanteringssystem för den tjänsteman de vikarierar.

Frånvaroanteckning och en anteckning om vikarier ska dessutom göras i ett personalprogram, så vikarien kan bevilja mina anställda ledigheter, i ett reseprogram så vikarien har rätt att under min frånvaro godkänna reseräkningar och -planer samt i ett program för användarrättigheter, så vikarien kan ge mina anställda rätten att använda olika program. Min förman ska förutom de ovannämnda programmen dessutom göra frånvaroanteckningar i ytterligare tre program, det vill säga i totalt nio olika program.

I anvisningen om frånvaro finns färdigt en skrivning om vem man ska vända sig till om man har glömt sina lösenord...För det är ju inte så att alla program har samma inloggning och lösenord! Vissa program används dessutom så sällan att man måste be om hjälp med både lösenord och funktioner. Alternativt kan man börja med att läsa en manual på X antal sidor, men det brukar sluta i att man ändå måste ringa och be om hjälp när man inte hittar rätt ”knapp” i programmet.

När en organisation blir (för) stor växer behovet av anvisningar och kontrollfunktioner. Samtidigt sker en specialisering där olika enheter som ekonomi, personaladministration, förvaltning med mera alla har sina egna program. I jakten på kostnadsinbesparingar har man påfört en mängd administrativa uppgifter i olika program på dem som utför arbetet organisationen är till för. Läkarens tid för patientarbete minskar, polisens tid för fältarbete likaså, familjedagvårdaren sitter och fyller i rapporter kvällstid.

Tilltron till olika program i organisationen är också överdriven. Bara vi har ett program så har vi löst allt! Som exempel det nya programmet för utvecklingssamtal där jag löpande har möjlighet att ge feedback till mina anställda. Får vi ett bättre arbetsklimat om vi skriver till varandra än om vi talar med varandra? Tillåt mig att tvivla.

Det finns också program som antagligen har varit så dyra i inköp att man därför inte kan avsluta dem. Som exempel vårt tidsrapporteringssystem som sysselsätter så gott som fem personer i två dagar varje månad med en så enkel uppgift som att påminna dem som inte fyllt i månadsrapporten att göra det. Någon resultatrapportering har ingen ännu sett varför rapporteringen inte heller tas på allvar. Och så har vi program som inte är användarvänliga. Under introduktionen av vårt reseprogram hörde vi att programmet inte är gjort för användarna, utan för bokföringen. När den slutliga reseräkningen görs ska program och kvitton bifogas, men man behöver också ha koll på momsprocenter och rätt koder beroende på vad som varit syftet med resan.

Det märkliga är ändå att även om vi har så många fina program så tar det över en vecka för en nyanställd att få sina inloggningar och lösenord och ska man betala en räkning internt så räcker inte en vecka för upphandlingen att få en referens så att räkningen blir betald i tid.

Borde vi inte minska på antalet program en anställd behöver hantera och koncentrera oss på att jobba med det vi är anställda för?

Barbara Heinonen

Häradsfogde och Pargaskorv