Ennen kuin lähden lomalle, sähköpostiin tulee tehdä poissaoloilmoitus ja ilmoitus sijaisesta, erikseen sisäisille ja ulkoisille vastaanottajille. Tässä poissaoloilmoituksessa on mainittava kaikki loman sijaiset, heidän nimensä, sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa.
Lisäksi ohjaan puheluni sijaiselleni toisessa ohjelmassa ja tehdä ilmoitus sijaishenkilöstäni. Työnjohtajana minun tulee myös keskitetysti ilmoittaa puheluiden siirrostarpeesta kun työntekijällä on lomansa aikana useampi sijainen.
Edellä mainittujen lisäksi minun tulee ilmoittaa työntekijöideni lomat ja lomanaikaisista sijaisista hallinnolle, jotta he saavat oikeuden hoitaa lomalla olevan työntekijän puolesta tehtäviä tehtävähallintajärjestelmässämme.
Poissaoloilmoitus ja merkintä sijaisista tulee tehdä myös henkilöstöohjelmaan, jotta sijainen voi myöntää työntekijöilleni vapaata, matkaohjelmaan, jolloin sijaisella on oikeus hyväksyä matkalaskut ja -suunnitelmat poissaolon aikana sekä ohjelmaan käyttöoikeuksista, joten sijainen voi antaa työntekijöilleni oikeuden käyttää erilaisia ohjelmia. Edellä mainittujen ohjelmien lisäksi työnjohtajani joutuu tekemään poissaolomerkintöjä myös kolmeen muuhun ohjelmaan, eli yhteensä yhdeksään eri ohjelmaan.
Poissaolo-ohjeessa on valmiiksi kirjelmä siitä, kenen puoleen voi kääntyä, jos olet unohtanut salasanasi… Koska eihän se ole niin, että kaikilla ohjelmilla on sama käyttäjätunnus ja salasana! Joitakin ohjelmia käytetään myös niin harvoin, että joudut kysymään apua sekä salasanojen että toimintojen kanssa. Vaihtoehtoisesti voit aloittaa lukemalla X sivumäärän käsikirjan, mutta yleensä asiaa päätyy siihen, että joudut silti soittamaan ja kysymään apua, kun et löydä oikeaa ”painiketta” ohjelmasta.
Kun organisaatio kasvaa (liian) suureksi, tarve ohjeille ja ohjaustoiminnoille kasvaa. Samaan aikaan tapahtuu erikoistuminen, jossa eri yksiköillä, kuten talous, henkilöstöhallinto, hallinto ja niin edelleen, on kaikilla omat ohjelmansa. Kustannussäästöjen tavoittelemiseksi organisaation tehtävän työn suorittajille on määrätty lukuisia hallinnollisia tehtäviä eri ohjelmissa. Lääkärin potilastyöaika vähenee, poliisin aika kenttätöihin samoin, perhepäivähoitaja istuu ja täyttää iltaisin raportteja.
Luottamus eri ohjelmiin organisaatiossa on myös liiallinen. Kunhan meillä on ohjelma, niin olemme ratkaisseet kaiken! Esimerkiksi uusi kehityshaastatteluohjelma, jossa minulla on mahdollisuus antaa jatkuvasti palautetta työntekijöilleni. Saammeko paremman työilmapiirin, jos kirjoitamme toisillemme, sen sijaan että puhumme toisillemme? Salli minun epäillä.
On myös ohjelmia, jotka ovat luultavasti olleet niin kalliita ostaa, ettei niitä voi lopettaa. Esimerkiksi aikaraportointijärjestelmämme, joka työllistää jopa viisi henkilöä kahtena päivänä kuukaudessa niin yksinkertaisella tehtävällä kuin muistuttaa kuukausiraportin täyttämättä jääneitä täyttämään raportin. Kukaan ei ole vielä nähnyt tulosraportointia, minkä vuoksi raportointia ei myöskään oteta vakavasti. Sitten meillä on myös ohjelmia, jotka eivät ole käyttäjäystävällisiä. Matkaohjelmamme käyttöönoton yhteydessä kuulimme, että ohjelmaa ei ole tehty käyttäjiä, vaan kirjanpitoa varten. Lopullista matkalaskua tehtäessä tulee liittää mukaan ohjelmat ja kuitit, mutta myös arvonlisäveroprosenteista ja oikeista koodeista on oltava tietoa riippuen matkan tarkoituksesta.
Outoa on, että vaikka meillä on niin paljon hienoja ohjelmia, kestää yli viikon, ennen kuin uusi työntekijä saa kirjautumistunnuksensa ja salasanansa. Jos joudut maksamaan laskun sisäisesti, viikko ei riitä hankinnoille viitteen saamiseksi, jotta lasku saadaan maksettua ajoissa.
Eikö meidän pitäisi vähentää ohjelmien määrää, joita työntekijän on hallittava, ja keskittyä työskentelemään sen parissa, mihin meidät on palkattu?
Barbara Heinonen
Kihlakunnanvouti ja Paraisten makkara
Käännös: Tuuli Meriläinen
Kommentoi